Gestione del tempo: la tecnica del… pomodoro

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Oggi voglio parlarvi di una tecnica di gestione del tempo che reputo semplice, efficace, adattabile allo stile lavorativo di molte persone. Il suo nome, la Tecnica del Pomodoro (Pomodoro Technique®), sembra uno scherzo ma è solo un modo simpatico per spiegare come è nata e il suo funzionamento.

In cosa consiste

Senza entrare nei particolari, riassumo qui i cinque passi che compongono la tecnica (fonte: sito ufficiale):

  • Scegli il task da completare;
  • Imposta il Pomodoro a 25 minuti (Il Pomodoro è il timer);
  • Lavora sul task senza distrazioni o interruzioni fino a che il Pomodoro non suona, dopo metti una spunta nel tuo foglio della To Do List;
  • Prenditi un piccolo break di 5 minuti;
  • Ogni 4 pomodori prenditi una pausa più lunga.

La semplicità di questa tecnica è quasi imbarazzante. A questo punto la domanda è…

Ma funziona o no?

Il sottoscritto lavora come programmatore freelance da un po’ di anni ormai, e si può tranquillamente affermare che una tale posizione lavorativa sia un banco di prova ideale per misurare l’efficacia delle tecniche per migliorare la produttività, l’attenzione e la qualità del proprio lavoro, per vari motivi:

  • sviluppo di più progetti in contemporanea;
  • necessità di mantenere un alto livello di produttività e competitività;
  • scadenze strette;
  • problemi improvvisi del cliente, da risolvere… ieri!
  • lavorando da casa è molto più facile avere distrazioni: internet, TV, figli piccoli o grandi, animali domestici, vicini rumorosi, il bar sotto casa, gli uragani, le cavallette.

Tornando quindi alla nostra domanda, posso rispondere che sì, la Tecnica del Pomodoro funziona, e anche bene, ma come tutte le tecniche di produttività ha bisogno di essere ben assimilata prima di portare benefici reali.

Pro e contro

Il primo, grande beneficio che ho potuto verificare è che questa tecnica aumenta sensibilmente la capacità di focalizzarsi su un compito ben preciso, limitando di molto le interferenze dovute a distrazioni esterne (notifiche in chat, email, ecc.) e interne (ricerca di svago, mansioni casalinghe, ecc.).

Bisogna poi considerare un altro aspetto, secondo me molto importante ma poco enfatizzato dagli autori della Tecnica del pomodoro. Nel libro 59 Seconds Richard Wiseman (altamente consigliato!), più precisamente nel capitolo riguardante la motivazione e il cosiddetto Effetto Zeigarnik, viene spiegato come il semplice fatto di decidere di dedicare qualche minuto ad un certo compito aiuti a superare la procrastinazione. Non solo, gli studi citati nella bibliografia dimostrano che interrompere a metà una certa attività lascia attivo il nostro subconscio, che continuerà a pensare a come terminare il compito anche durante la pausa fra… un pomodoro e l’altro!

Insomma, fin qui tutto bene. Vi chiederete quindi se per caso ho trovato dei difetti in questa tecnica, giusto? La risposta è sì, ho trovato qualche mancanza, ma purtroppo si tratta di valutazioni soggettive. Mi spiego.

Primo: non a tutti piace lavorare con un timer alle calcagna. Ovviamente la soluzione “timer da cucina” è la meno indicata, visto l’insopportabile (e angosciante!) ticchettìo a cui si è sottoposti!.

Secondo, e questa è un’opinione del tutto personale, non sempre è produttivo decidere in anticipo l’elenco completo di tutte le attività da svolgere; spesso mi capita che per giorni interi io non debba decidere cosa fare (attività molto dispendiosa sia materialmente che mentalmente), perché l’ordine o la priorità delle attività da svolgere sono chiari sin da subito oppure si presentano in modo spontaneo. In queste circorstanze è molto chiaro quale sia la prossima azione; mai sentito parlare di Getting Things Done?

Terzo, la scelta di un periodo di 25 minuti è del tutto arbitraria, anche se questo è forse problema minore. Ognuno di noi infatti dovrebbe imparare ad ascoltarsi per capire qual’è la quantità di tempo giusta per un… pomodoro.

Qualche consiglio da principiante

Non sono certo un esperto di questa tecnica né tantomeno sono autorizzato a insegnarla, ma l’ho sperimentata per un po’ di tempo e penso di poter dare qualche consiglio utile.

1) lunghezza di un Pomodoro. Se siete persone che, come me, riescono a concentrarsi e isolarsi facilmente dai disturbi esterni, vi consiglio di sperimentare tempi di “pomodoro” più lunghi, anche fino a 45 minuti / un’ora. Facendo così ho notato molto meno “ansia da prestazione” e un maggior numero di compiti terminati per giorno. Potrebbe essere utile in questo senso allungare anche le pause… ma senza esagerare!

2) attività fisica. Ad ogni pausa io mi alzo e faccio qualche attività “fisica”: faccio un giro per la casa per vedere se c’è da sistemare qualcosa, vado a comprare il latte, faccio una passeggiata, stretching, eccetera. Muoversi, per chi fa un lavoro sedentario come il nostro, è la miglior prevenzione contro le malattie vascolari. Ricordatelo, è importantissimo!

3) non esagerate con le liste. Tradotto: non perdete più tempo a decidere cosa fare, fatelo e basta! Se capite che vi mancano informazioni per decidere e sapete già che queste informazioni si manifesteranno agendo… beh, che aspettate? Agite!


Aggiornamento 27/04/2012

Ho trovato un altro programma utile come timer, si chiama Cooktimer ed è ancora più semplice di Pomotime. C’è anche in versione PortableApps!